Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
Jeremias Borgsdorf
Harzstraße 54, 37412 Herzberg, Deutschland
E-Mail: kontakt@jborgsdorf.com

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO und des § 38 BDSG nicht vorliegen. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie den Verantwortlichen unter kontakt@jborgsdorf.com. Ein Vertreter in der Union nach Art. 27 DSGVO ist nicht erforderlich, da der Verantwortliche in der Europäischen Union niedergelassen ist.

2. Grundsätze

Das Team-Board dient der internen Kommunikation im Betrieb. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für einen funktionsfähigen Dienst erforderlich ist (Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle von Beschäftigten findet nicht statt; Lesebestätigungen dienen ausschließlich der Sicherstellung, dass wichtige betriebliche Informationen alle erreicht haben.

3. Verarbeitungen im Einzelnen

a) Aufruf der Anwendung

Beim Aufruf werden technisch erforderliche Daten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, angefragte Ressource, Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer sowie Browser- und Geräteangaben (User-Agent). Zweck ist die Auslieferung, Stabilität und Sicherheit des Dienstes sowie die Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem, störungsfreiem Betrieb). Server-Logs werden in der Regel innerhalb von 30 Tagen gelöscht oder gekürzt.

b) Konto und Anmeldung

Für die Registrierung verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, ein ausschließlich als Hash gespeichertes Passwort, Ihren Vornamen und Nachnamen (Pflichtangaben zur eindeutigen Identifizierung), Ihre zugewiesene(n) Rolle(n) samt der damit verbundenen Rechte (z. B. Inhaber, Marktleitung, Mitarbeiter oder individuell angelegte Rollen) sowie Zeitpunkte von Registrierung, Bestätigung und Anmeldungen. Bei der Registrierung eines Unternehmens verarbeiten wir zusätzlich den Namen des Unternehmens; die registrierende Person erhält die Rolle Inhaber. Beschäftigte registrieren sich mit einem Einladungscode, den Inhaber oder Marktleitung ihres Unternehmens erstellen. Der Code ordnet das Konto dem Unternehmen zu und schaltet es mit der Rolle „Mitarbeiter“ frei; gespeichert wird zudem, wie oft ein Code genutzt wurde. Die Daten jedes Unternehmens (Konten, Beiträge, Umfragen, Kommentare, Kunden, Bestellungen, Rollen) sind technisch voneinander getrennt und nur für Mitglieder des jeweiligen Unternehmens sichtbar. Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Inhalte und Beschäftigtendaten im Bereich eines Unternehmens ist das jeweilige Unternehmen; der Anbieter verarbeitet diese Daten insoweit als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Zweck ist die Bereitstellung Ihres Kontos, die Authentifizierung und die Abbildung der betrieblichen Berechtigungen. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit die Nutzung im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses erfolgt, Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses). Die Passwortänderung erfolgt direkt in der Anwendung nach Eingabe des bisherigen Passworts; es werden dabei keine zusätzlichen Daten verarbeitet.

c) Beiträge und Kommentare

Wir speichern die von der Leitung erstellten Beiträge (Titel, Inhalt, Kennzeichnung als wichtig, Veröffentlichungsstatus, Autor, Zeitstempel) sowie Kommentare von Nutzenden (Inhalt, Verfasser, Zeitpunkt). Beiträge und Kommentare sind für alle angemeldeten Beschäftigten sichtbar; unveröffentlichte Entwürfe sind ausschließlich der Leitung zugänglich. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG. Bitte geben Sie in Beiträgen und Kommentaren keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO ein (etwa Gesundheitsangaben) und keine personenbezogenen Daten Dritter ohne Rechtsgrundlage.

d) Lesebestätigungen

Markieren Sie einen Beitrag als gelesen – dies geschieht automatisch, sobald Sie einen Beitrag öffnen, oder manuell über die Schaltfläche im Feed –, speichern wir Ihre Nutzerkennung, den Beitrag und den Zeitpunkt. Diese Information ist für die Leitung einsehbar. Zweck ist ausschließlich der Nachweis, dass betriebliche Informationen zugegangen sind. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG. Eine automatisierte Bewertung des Nutzungsverhaltens erfolgt nicht; die automatische Markierung beim Öffnen dient allein der Vereinfachung und ist keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle.

e) E-Mails im Rahmen des Kontos

Wir versenden transaktionale E-Mails, etwa zur Bestätigung der Registrierung oder zum Zurücksetzen des Passworts. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Werbliche E-Mails versenden wir nicht.

f) Speicherung auf Ihrem Gerät

Wir setzen ausschließlich technisch erforderliche Cookies bzw. vergleichbare Speichertechniken (Local Storage) ein: ein Sitzungs- bzw. Anmeldetoken, damit Sie angemeldet bleiben, sowie Ihre Auswahl von hellem oder dunklem Erscheinungsbild. Diese Speicherung ist zur Erbringung des ausdrücklich gewünschten Dienstes erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), sodass keine Einwilligung erforderlich ist. Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies verwenden wir nicht.

g) KI-gestützte Zusammenfassung von Entwürfen

Ruft die Leitung im Beitragsformular die Funktion „Entwurf zusammenfassen“ auf, übermitteln wir den eingegebenen Entwurfstext und den Titel an den KI-Dienst der Betriebsplattform, der daraus eine kurze, gut lesbare Fassung formuliert. Übermittelt wird nur der eingegebene Text; Namen, E-Mail-Adressen oder Lesebestätigungen werden nicht mitgesendet. Die Übermittlung erfolgt nur auf ausdrücklichen Aufruf der Funktion und ausschließlich zu diesem Zweck; eine Nutzung zum Training von KI-Modellen findet nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (verständliche interne Kommunikation). Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Bitte geben Sie in Entwürfen keine personenbezogenen Daten ein, die nicht für die Mitteilung erforderlich sind.

h) Kundenbestellungen

Im Bereich „Bestellungen“ können berechtigte Beschäftigte Kundenkontakte (Name, optional Telefonnummer und Notiz) sowie zugehörige Bestellungen (Artikel, Menge, Abholdatum, Status) erfassen. Es handelt sich um personenbezogene Daten der Kundinnen und Kunden, nicht der Beschäftigten. Zweck ist die betriebliche Abwicklung von Kundenbestellungen; die Sichtbarkeit besteht für alle freigegebenen Beschäftigten, das Anlegen und Bearbeiten ist auf Rollen mit entsprechender Berechtigung beschränkt. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche und vertragliche Maßnahmen gegenüber der Kundschaft) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente betriebliche Organisation). Bitte erfassen Sie nur solche Kundendaten, die für die Bestellung erforderlich sind, und nur mit Wissen der betroffenen Person. Kundenkontakte und ihre Bestellungen werden gelöscht, sobald sie für die Abwicklung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Betroffene Kundinnen und Kunden haben die in Abschnitt 6 genannten Rechte.

Beiträge können Umfragen enthalten. Bei einer Teilnahme speichern wir die gewählte Antwort zusammen mit Ihrem Konto und dem Zeitpunkt, damit jede Person nur eine Stimme hat und sie ändern kann. Anderen Teammitgliedern werden nur die Gesamtergebnisse (Anzahl und Prozent) angezeigt. Die Stimmen werden mit dem Beitrag oder Ihrem Konto gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG (betriebliche Abstimmung im Team).

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben Daten nur weiter, wenn eine Rechtsgrundlage besteht. Eingesetzte Dienstleister sind sorgfältig ausgewählt und nach Art. 28 DSGVO vertraglich zur Auftragsverarbeitung verpflichtet:

• Betrieb und Auslieferung der Anwendung: Lovable Labs Incorporated (Plattformbetrieb) über das globale Edge-Netz von Cloudflare, Inc.
• Datenbank, Authentifizierung und Speicher: Supabase, Inc.; die Daten werden in einer EU-Region gespeichert.
• KI-Zusammenfassung von Entwürfen: Lovable Labs Incorporated als Auftragsverarbeiter; als Unterauftragsverarbeiter wird OpenAI, L.L.C. eingesetzt, wobei die Übermittlung auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO gestützt ist.
• Versand transaktionaler E-Mails: der von der Betriebsplattform bereitgestellte E-Mail-Dienst.

Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur, wenn ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt oder geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO (Standardvertragsklauseln nebst zusätzlichen Schutzmaßnahmen) bestehen. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

5. Speicherdauer

• Konto- und Profildaten: bis zur Löschung des Kontos, in der Regel spätestens mit dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses.
• Beiträge und Kommentare: solange sie für die interne Information erforderlich sind; die Leitung kann Beiträge jederzeit löschen.
• Lesebestätigungen: bis zur Löschung des zugehörigen Beitrags oder des Kontos.
• Rollenzuordnungen und Rechte: bis zur Löschung des Kontos.
• Kundenkontakte und Bestellungen: bis zur Löschung durch eine berechtigte Rolle, spätestens wenn sie für die Abwicklung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Server-Logs: in der Regel 30 Tage.
• Daten aus Anfragen an uns: bis zur abschließenden Bearbeitung, danach bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Löschung bei Vertragsende

Endet das Nutzungsverhältnis – durch Kündigung, Vertragsende oder aus sonstigem Grund, gleich durch welche Partei und gleich aus welchem Grund –, wird der Zugang zur Anwendung umgehend gelöscht. Sämtliche personenbezogenen Daten der betroffenen Person (Konto, Profil, Rollenzuordnungen, Beiträge, Kommentare, Lesebestätigungen sowie von dieser Person erfasste Kundenkontakte und Bestellungen) werden restlos gelöscht, sobald gesetzliche Aufbewahrungs- oder Dokumentationspflichten dies zulassen, in der Regel unverzüglich nach Beendigung. Eine anderweitige Aufbewahrung über das Vertragsende hinaus erfolgt nicht, soweit keine gesetzliche Pflicht entgegensteht; § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG (Aufbewahrung zur Beschäftigung) bleibt unberührt.

6. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO);
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO);
• Löschung (Art. 17 DSGVO);
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen Format (Art. 20 DSGVO);
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO);
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an kontakt@jborgsdorf.com; wir antworten innerhalb der Frist des Art. 12 Abs. 3 DSGVO (grundsätzlich einen Monat).

Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere der Behörde Ihres gewöhnlichen Aufenthalts oder Arbeitsplatzes oder der für uns zuständigen Behörde: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, Deutschland.

7. Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen

Die Angabe einer E-Mail-Adresse, eines Passworts sowie von Vor- und Nachname ist zur Einrichtung eines Kontos erforderlich; ohne diese Daten ist eine Nutzung nicht möglich. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

8. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über TLS. Der Zugriff auf die Daten ist durch zeilenbasierte Zugriffsregeln in der Datenbank auf angemeldete Konten und die jeweilige Rolle beschränkt; E-Mail-Adressen anderer Personen sind ausschließlich der Leitung zugänglich. Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert. Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO und überprüfen diese regelmäßig.

9. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; über wesentliche Änderungen informieren wir in der Anwendung oder per E-Mail.